Conseils pour préparer votre assemblée générale ordinaire & extraordinaire

Selon la nature de la demande qui dans ce domaine s’appelle une résolution, les conditions de majorité et de vote peuvent changer. C’est pourquoi il existe deux types d’assemblées :

• Les assemblées générales ordinaires AGO.
• Les assemblées générales extraordinaires AGE.

La réunion d’une assemblée générale quelle que soit la forme sociale de la société nécessite le respect de dispositions légales et statutaires. A ce titre, votre avocat vous fournit les clés nécessaires afin de vous éviter des erreurs qui pourraient avoir de graves conséquences.
En effet, nombreux sont les cas où un juge a prononcé l’annulation de la tenue de telles assemblées pour des motifs divers tenant par exemple à une erreur dans la convocation, ou encore à la mise en œuvre d’un mauvais ordre du jour.

Pour éviter une telle situation, nous mettons à votre disposition une synthèse des principales règles applicables aux réunions d’assemblée générale d’associés.

AGO : Assemblée Générale Ordinaire des associés

La finalité de l’assemblée générale ordinaire est de permettre aux associés de traiter de questions relatives à la gestion courante de la société comme par exemple l’approbation des comptes annuels, l’affectation du résultat ou la nomination d’un commissaire aux comptes ou encore la rémunération du dirigeant, sa nomination ou sa révocation.

L’Assemblée ordinaire doit se tenir obligatoirement une fois par an, dans les six mois de la clôture de l’exercice et au plus tard le 30 juin de l’année N+1 pour un exercice dont la clôture est le 31 décembre N.
Une prorogation de délai peut être accordée par ordonnance du Président du Tribunal de Commerce sur demande des représentants légaux de l’entreprise, à condition que la requête soit présentée avant l’expiration du délai légal de 6 mois pour réunir l’assemblée générale.

AGE : Assemblée Générale Extraordinaire

L’assemblée générale extraordinaire permet de statuer sur des questions particulières tenant notamment, à la modification des statuts.

A la différence de l’assemblée générale ordinaire, la réunion d’une assemblée générale extraordinaire n’est obligatoire que lorsque qu’un point soumis au vote des associés relève de sa compétence.

Les associés peuvent donc choisir dès qu’ils l’estiment nécessaire, de convoquer une assemblée générale extraordinaire.

La convocation reste bien évidemment obligatoire et répond aux mêmes exigences que dans le cas de la tenue d’une assemblée générale ordinaire. Les conditions de réunion et de rédactions des procès-verbaux répondent aux mêmes obligations que pour les assemblées ordinaires avec toutefois des différences que nous évoquerons ci-dessous.

Qui établi la convocation

La convocation des associés et du commissaire aux comptes, s’il existe, est une étape cruciale de l’assemblée générale.
Cette convocation relève de la compétence du dirigeant de l’entreprise ou bien du conseil d’administration pour les SA.

Si le dirigeant ne peut procéder à celle-ci, la convocation peut être réalisée par un mandataire de justice nommé par le Président du Tribunal de Commerce à la demande du commissaire aux comptes ou d’un associé voir même par le commissaire aux comptes lui-même ou dans certaines conditions par les associés eux-mêmes.

Quel est le contenu de la convocation

Concernant le mode de convocation, lorsque les statuts de l’entreprise sont silencieux, il convient de procéder par lettre recommandée avec accusé de réception à l’attention de tous les associés de la société.

Certaines informations doivent obligatoirement se retrouver dans la convocation comme :

• la date,
• l’heure, 
• le lieu de l’assemblée
• l’ordre du jour.

Par ailleurs, la lettre de convocation doit être accompagnée de différents documents qui doivent permettre à un associé de pouvoir exercer son vote de manière éclairé et sont donc fonction de l’ordre du jour.

A titre d’exemple pour une assemblée générale ordinaire annuelle, il convient d’adresser ou de mettre à la disposition des associés les documents suivants :

• l’ordre du jour,
• les comptes annuels,
• le rapport de gestion,
• l’inventaire,
• les projets de résolutions,
• le rapport du commissaire aux comptes
• les comptes consolidés.

Le Bureau, le quorum et le vote des résolutions

» Bureau et feuille de Présence

Dans les sociétés par actions (SA et SAS) le Président doit établir une feuille de présence qui doit être signée par tous les participants et mentionner les actionnaires votant par correspondance ou ayant donné procuration. Ensuite au début de la réunion de l’assemblée, le dirigeant doit obtenir des actionnaires la nomination d’un bureau composé du Président de séance, généralement le représentant légal, deux scrutateurs et un secrétaire. Ces personnes composent alors le bureau.

Pour les SARL, il suffit de nommer le président de séance qui est généralement le gérant.

» Quorum

Dans les SA et les SARL (constituées avant 2005), la validité des assemblées générales d’actionnaires est subordonnée à la présence ou à la représentation d’actionnaires possédant un nombre minimal d’actions – ou « quorum » – variable selon la nature de l’assemblée, ordinaire ou extraordinaire.

Si, à défaut du quorum requis, une assemblée générale d’actionnaires de SA ne peut pas délibérer régulièrement, le bureau de cette assemblée doit en dresser procès-verbal (C. com. art. R.225-107) et il faudra alors reconvoquer l’assemblée. Dans ce cas la convocation de la nouvelle l’assemblée se fait selon les modalités simplifiées prévues pour les assemblées tenues sur deuxième convocation.

Il en est de même pour les assemblées de SARL pour lesquelles un quorum est requis, le président de l’assemblée, même si cela n’est pas obligatoire, agira prudemment en dressant un procès-verbal constatant le défaut du quorum requis sur première convocation, se ménageant ainsi par avance la preuve de ce défaut et, partant, de la possibilité pour l’assemblée de délibérer régulièrement sur seconde convocation avec quorum réduit.

» Vote des résolutions

Le droit de vote des décisions collectives est considéré comme une prérogative essentielle de l’associé ou de l’actionnaire. Ce principe est déduit de l’article 1844, al.1 du Code civil, qui dispose que « tout associé a le droit de participer aux décisions collectives, ce droit étant toutefois plus large que celui de vote ».

Dans les SARL, chaque associé dispose d’un nombre de voix égal à celui des parts sociales qu’il possède ; toute clause contraire est réputée non écrite (C. com. art. L.223-28, al.1 et 5) et ce principe de proportionnalité ne souffre d’aucune exception.

Dans les sociétés par actions, le droit de vote attaché aux actions est proportionnel à la quotité de capital qu’elles représentent et chaque action donne droit à une voix au moins ; toute clause contraire est réputée non écrite (C. com. art. L.225-122, I). La règle est édictée sous réserve des dispositions des articles L.225-10 (avantages particuliers), L.225-123, L.225-124 (droit de vote double) et L.225-125 (limitation des voix) du Code de commerce ; et sous réserve de la possibilité d’instaurer un droit de vote double.

Après la clôture des débats, les associés ou les actionnaires sont appelés à voter les résolutions figurant à l’ordre du jour.

Chaque résolution doit être clairement libellée et distinguée pour faire l’objet d’un vote séparé.

Pour chaque résolution, l’associé ou l’actionnaire a le choix entre voter pour, voter contre ou s’abstenir.

» Les règles de majorité sont les suivantes :

Pour une SARL :

• AGO : majorité des parts sociales plus une voix.
• AGE : majorité des 3/4 des parts sociales (sociétés constituées avant 2005) et pour les autres 2/3 des parts sociales, sauf exceptions.

Pour une SA :

• AGO : majorité plus une voix des voix exprimées par les actionnaires présents représentés ou ayant voté à distance.
• AGE : majorité des 2/3 des voix exprimées par les actionnaires présents représentés ou ayant voté à distance.

Pour une SAS :

• Les statuts d’une SAS offrent une grande liberté pour prévoir les conditions de vote et de majorité et il est même possible de ne pas prévoir les mêmes conditions de vote que ce soit en assemblée ordinaire ou extraordinaire.

Le procès-verbal

Un procès-verbal doit être rédigé, parafé et signé soit par les membres du bureau pour les sociétés par actions soit par toutes les personnes présentes à l’assemblée.
Il s’agit en effet d’un élément de preuve justificatif des décisions prises.