Assemblées générales d’actionnaires à huis clos : un aménagement nécessaire durant le Covid

Le contexte de crise sanitaire a contraint le gouvernement à prendre des mesures pour aménager la tenue des assemblées générales d’actionnaires à huis clos. De premières mesures ont permis une organisation dès mars 2020. Face à la durée de l’épidémie de Covid-19 et aux nouveaux épisodes de confinement sur tout ou partie du territoire, les pouvoirs publics ont amélioré son fonctionnement. Le huis clos ne doit pas se faire au détriment des droits des actionnaires.

Aménagement des assemblées générales d’actionnaires à huis clos

Pris de court par la pandémie du coronavirus, les pouvoirs publics ont autorisé la tenue des assemblées d’actionnaires à huis clos afin d’éviter une paralysie. Un dispositif amélioré par la suite compte tenu de l’ampleur de la crise sanitaire. 

Mise en place par l’ordonnance du 25 mars 2020

Au printemps 2020, la France fait face aux nouvelles contraintes de distanciation imposes par la pandémie. Il faut réorganiser la vie économique. L’ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020 permet ainsi d’adapter les règles de réunion et de délibération des assemblées des sociétés. Les assemblées générales peuvent exceptionnellement se tenir à huis clos, c’est-à-dire sans la présence physique de leurs membres. Le gouvernement a également adapté les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées générales. 

Ce texte est alors justifié par l’urgence. Il s’agit de permettre aux organes de direction de continuer à exercer leurs missions malgré le contexte sanitaire. L’objectif étant notamment de permettre aux entreprises de valider rapidement les comptes annuels et d’autoriser le versement des dividendes. Ainsi, l’ordonnance prévoit qu’au cas de mesures restrictives de déplacements et de rassemblements collectifs, l’assemblée peut se tenir sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Amélioration du dispositif par l’ordonnance du 2 décembre 2020 

Ce régime d’exception devait initialement prendre fin le 31 juillet 2020. Il a été prorogé par décret jusqu’au 30 novembre 2020, puis par une ordonnance en date du 2 décembre 2020 en raison de la persistance de l’épidémie de Covid-19. Toutefois, le législateur et l’autorité des marchés financiers ont pris note des dysfonctionnements relevés lors de la mise en place du premier dispositif en mars 2020. Les actionnaires ont en effet évoqué le fait de voir certains de leurs droits fondamentaux remis en cause. Parmi eux, celui de révoquer ou de nommer un administrateur en séance. La nouvelle ordonnance permet aux actionnaires de voter à distance et en direct lors d’une AG à huis clos. Des mesures indispensables à la garantie de leurs droits.

Garanties des droits des actionnaires

La continuité des affaires malgré les contraintes de la pandémie, doit se faire dans le respect des droits fondamentaux des actionnaires. La tenue d’une assemblées à huis clos exige deux conditions cumulatives.

Mesure limitative de déplacement justifiant le recours au huis clos

Le recours au huis clos est possible lorsqu’il existe une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires à la date de la convocation ou de la tenue de l’assemblée. Initialement, il suffisait que la restriction administrative affecte le lieu de réunion pour pouvoir organiser le huis clos. Désormais, il faut également justifier d’un obstacle à la présence physique des membres à l’assemblée. Concrètement, la société doit être dans l’impossibilité réelle d’organiser la réunion. Le dispositif tient ainsi compte des contraintes sanitaires, de la superficie et des capacités d’accueil de chaque entreprise. Lorsque la société ne peut garantir l’accueil physique de tous les actionnaires dans le respect des mesures sanitaires, le huis clos est une solution qui garantit le vote de tous dans des conditions d’égalité. 

Retransmission de l’assemblée en direct 

L’ordonnance du 2 décembre 2020 impose la retransmission de l’assemblée en direct sauf si des raisons techniques l’empêchent. Cette diffusion aux actionnaires peut avoir lieu en format vidéo ou audio. La visioconférence est un outil particulièrement adapté dans ce cas.

Les actionnaires reçoivent l’information des conditions dans lesquelles ils peuvent assister à la retransmission de l’assemblée via :

• La lettre de convocation ;
• Ou le communiqué ad-hoc par les informant du changement du mode de tenue de l’assemblée générale. 

La diffusion des assemblées générales d’actionnaires n’est valable que si les moyens techniques mis en œuvre permettent l’identification des membres présents et garantissent leur participation. Pour cela, elle doit transmettre à minima la voix des participants, permettre une retransmission continue et simultanée des délibérations.

Nos experts se tiennent à votre disposition pour vous conseiller dans la mise en place de vos assemblées générales malgré les circonstances exceptionnelles.